1. Home
  2.   

Financiële aansluiting

De financiële aansluiting voor STAP-budget

Het STAP-budget wordt niet aan de burger, maar rechtstreeks aan u uitgekeerd. Hiervoor sluit UWV u aan bij de e-facturatie broker ‘TIE Kinetix’. Zij verzorgen de verzending van de inkooporder en de verwerking van de e-factuur namens UWV.

UWV checkt de aanvraag en de scholingsactiviteit van de burger op het juiste recht. Als aan de voorwaarden voor het STAP-budget wordt voldaan, dan keurt UWV de aanvraag goed en maakt vervolgens een inkooporder voor u aan. Nadat UWV via TIE Kinetix uw e-factuur heeft gecontroleerd en verwerkt, keert UWV rechtstreeks het STAP-budget aan u uit.

UWV-STAP streeft naar een zo efficiënt mogelijke afhandeling van de subsidieaanvraag en daarmee ook de aansluiting en de uitbetaling van de facturen. Daarom is ervoor gekozen om facturen uitsluitend elektronisch te ontvangen en te verwerken. Op deze pagina leest u meer informatie over een e-factuur, hoe het aanmeldproces verloopt en aan welke eisen u moet voldoen.

Factuurvereisten

TIE Kinetix voert controles uit op uw aangeleverde factuur. Facturen die niet door alle controles heen komen, worden niet naar UWV-STAP doorgestuurd. Let dus goed op of u foutmeldingen ontvangt en stuur in dat geval een aangepaste factuur. U stuurt dan geen creditfactuur.

  • Het moet een echte e-factuur zijn. UWV verwerkt geen facturen die in PDF, MS-Word of MS-Excel formaat worden aangeleverd.
  • De e-factuur moet voldoen aan alle vereisten die de Belastingdienst stelt aan een factuur. Meer informatie hierover vindt u hier
  • De e-factuur moet uw KvK-nummer en BTW-nummer bevatten zoals die ook bekend zijn bij de aanvraag van de burger voor STAP-subsidie, zoals u hebt aangegeven op het STAP-aanmeldingsbewijs en zoals vastgelegd in het STAP-scholingsregister. Ook moet de e-factuur uw IBAN bevatten zoals vermeld op de inkooporder.
  • De e-factuur moet één inkoopordernummer hebben.
  • Het eindbedrag op de e-factuur moet exact overeenkomen met het bedrag dat op de inkooporder staat vermeld.

Het proces

Het aansluiten op e-facturatie verloopt in fases. Als u zich via DUO hebt aangemeld dan ontvangt u binnenkort een email van UWV om aan te sluiten op e-facturatie. Opleiders die al eerder dit jaar geïnformeerd zijn over het aansluiten op e-facturatie zijn inmiddels gestart aan het aansluitingsproces. Houdt deze pagina in de gaten voor de meeste recente update.

Processtap 1: Order
UWV stuurt een inkooporder naar u via onze STAP-broker (TIE Kinetix). Deze order ontvangt u op de manier die u kiest, bijvoorbeeld via email, via het inloggen in het TIE Kinetix portaal of als een elektronische order die u rechtstreeks in uw financiële software kunt importeren.
Deze order bevat alle gegevens die u nodig hebt om de e-factuur te maken.

Processtap 2: e-Factuur
U levert een e-factuur aan via TIE Kinetix op de manier die voor u het makkelijkst is. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar, zoals via Peppol, via het TIE Kinetix portaal, als een UBL-bestand via email of via een rechtstreekse koppeling op TIE Kinetix. Deze keuze kunt u aangegeven tijdens het aansluitproces met Tie Kinetix.
Let op: Ongeacht hoe u de factuur aanlevert, deze moet altijd voldoen aan de eisen zoals aangegeven bij ‘Factuurvereisten’ op deze pagina.

Processtap 3: Betaling
Als de factuur aan alle vereisten voldoet, zal deze door UWV-STAP worden uitbetaald op het IBAN dat bekend is bij UWV STAP. Het IBAN dat bekend is bij UWV heeft bij uw aanmelding via DUO achtergelaten.
Als u een factuur wenst te corrigeren, dan crediteert u eerst de volledige factuur om vervolgens een nieuwe factuur in te dienen. Deze verstuurt u ook via de STAP-broker.

Let op:

het KvK nummer van opleiders wordt gebruikt als unieke identificatie van de rechtspersoon die uitvoeringsverantwoordelijk is voor de levering van de STAP erkende scholing. UWV gebruikt dit KvK-nummer voor authenticatie (E-Herkenning) voor mijn STAP, de administratieve verwerking, facturatie en betaling. Uitsluitend het KvK-nummer dat behoort bij het Opleider ID op het STAP-aanmeldingsbewijs wordt gebruikt voor de afrekening conform de bijbehorende specificaties van dit KvK-nummer zoals vastgelegd bij UWV en Tie-Kinetix.

Veelgestelde vragen over financiële aansluiting

Welke gegevens moeten er op de STAP factuur staan?

UWV gebruikt een STAP broker voor het verzenden van orders en het ontvangen van facturen. TIE Kinetix is de STAP broker.

TIE Kinetix voert controles uit op uw aangeleverde factuur. Facturen die niet door alle controles heen komen, worden niet naar UWV STAP doorgestuurd. Let dus goed op of u foutmeldingen ontvangt en stuur in dat geval een aangepaste factuur. U stuurt dan geen creditfactuur.

  • Het moet een echte e-factuur zijn. UWV verwerkt geen facturen die in PDF, MS-Word of MS-Excel formaat worden aangeleverd.
  • De e-factuur moet voldoen aan alle vereisten die de Belastingdienst stelt aan een factuur .
  • De e-factuur moet uw KvK-nummer en BTW-nummer bevatten zoals die ook bekend zijn bij de aanvraag van de burger voor STAP-subsidie, zoals u heeft aangegeven op het STAP-aanmeldingsbewijs en zoals vastgelegd in het STAP-scholingsregister. Ook moet de e-factuur uw IBAN bevatten zoals vermeld op de inkooporder.
  • De e-factuur moet één inkoopordernummer hebben.
  • Het eindbedrag op de e-factuur moet exact overeenkomen met het bedrag dat op de inkooporder staat vermeld.
In welke formaten kan ik orders ontvangen?

U kunt orders ontvangen in een van onderstaande standaardformaten:

  • UBL (BIS 3 orders)
  • cXML
  • PDF
In welke formaten kan ik facturen versturen?

U kunt facturen sturen in een van de onderstaande standaardformaten:

  • UBL (verschillende varianten zijn mogelijk maar we raden SI-UBL 2.0 / NL-CIUS of BIS3 aan).
  • UN/CEFACT
  • SAP iDoc (en andere SAP formaten)
  • EDIFACT
  • Oracle XML format
  • HR-XML
Kan ik als opleider werken met verschillende IBAN nummers voor een opleider?

Op dit moment is het niet mogelijk om meerdere IBAN-nummers te gebruiken. UWV controleert voor automatische verwerking bij elke factuur of de combinatie IBAN-nummer – KvK-nummer juist is. Er wordt voor de herkenning van een opleider gewerkt wordt met het KvK-nummer en het opleider ID.  Per opleider is er op dit moment één IBAN aanwezig is.

Welke kanalen zijn er om orders te ontvangen, en wat zijn de voordelen?

Er zijn verschillende manieren om uw orders te ontvangen. Hieronder vind u een overzicht van kanalen die UWV STAP biedt. Afhankelijk van wat uw softwarepakket kan, kunt u een keuze maken uit onderstaande:

A. Kan uw softwarepakket elektronische orders ontvangen?

1. PEPPOL: PEPPOL is een veilig en betrouwbaar netwerk voor het ontvangen van orders. Als uw softwarepakket al is aangesloten op PEPPOL voor ordering dan is dit de meest eenvoudige manier. U kunt dan uw softwarepakket eenvoudig configureren om e-orders van UWV STAP te ontvangen. Let op: veel softwarepakketten zijn aangesloten op PEPPOL, maar niet alle softwarepakketten ondersteunen ook de PEPPOL-order. Vraag dit na bij uw softwarepakket of dienstverlener. Als uw software PEPPOL ondersteunt hoeft u niet ook nog een verbinding te maken met TIE Kinetix.
Het voordeel van PEPPOL is dat het veilig en betrouwbaar is, en het meest eenvoudig als u al bent aangesloten op het PEPPOL-netwerk.

2. E-mail of sFTP met daarin een XML-order: ondersteunt uw softwarepakket nog geen PEPPOL maar kunt u wel andere formaten e-facturen aanleveren zoals cXML dan kunt u orders in dit formaat ontvangen.
Het inrichten van deze mogelijkheid is vaak meer werk dan gebruik van een PEPPOL-aansluiting, maar als u nog geen PEPPOL-aansluiting heeft dan kunt u deze optie overwegen.

3. Maatwerk: Wilt u op een andere manier elektronische order ontvangen, dan kunt u contact opnemen met TIE Kinetix via STAP-broker@tiekinetix.nl.

B. Wilt u de orders handmatig verwerken?

4. E-mail met daarin een pdf-order: wilt u de STAP orders ontvangen als pdf-bestand via de email? Dan kan dat mits uw email server een beveiligde verbinding ondersteunt (TLS 1.2 minimaal).

5. Portaal: wilt u uw orders ontvangen in het FLOW portaal van TIE Kinetix? Ook dat kan. U krijgt dan bij nieuwe orders via email een notificatie dat er in het portaal een nieuwe order klaarstaat.

U kunt tijdens het aansluitproces aangeven hoe u uw orders wenst te ontvangen.

Ondersteunt uw software nog geen PEPPOL maar wilt u dat wel implementeren? Dan kunt u kiezen uit een van de PEPPOL-dienstverleners, zoals opgesomd op deze pagina.

U kunt ervoor kiezen om orders via een ander kanaal te ontvangen dan het kanaal waarmee u de facturen verstuurt. Bijvoorbeeld: u kunt orders als PDF via de mail ontvangen, en e-facturen via PEPPOL.

Welke kanalen zijn er om facturen te versturen, en wat zijn de voordelen?

Er zijn verschillende manieren om uw facturen te sturen. Hieronder vindt u een overzicht van deze kanalen en de voordelen ervan voor u als opleider:

A. Kunt u e-facturen maken in uw eigen financiële software?

1. PEPPOL: PEPPOL is een veilig en betrouwbaar netwerk voor het versturen van facturen. Als uw softwarepakket al is aangesloten op PEPPOL voor facturatie dan is dit de meest eenvoudige manier. U kunt dan uw softwarepakket eenvoudig configureren om e-facturen aan UWV-STAP te versturen. Let op: veel softwarepakketten zijn aangesloten op PEPPOL-facturatie, maar niet alle softwarepakketten ondersteunen ook de PEPPOL-order. Vraag dit na bij uw softwarepakket of dienstverlener.
Het voordeel van PEPPOL is dat het veilig en betrouwbaar is, en het meest eenvoudig als u al bent aangesloten op het PEPPOL-netwerk.

2. Email of sFTP met daarin een XML-factuur: ondersteunt uw softwarepakket nog geen PEPPOL maar kunt u wel andere formaten e-facturen aanleveren zoals UBL, UN/CEFACT of SAP iDoc dan kunt u facturen in dit formaat versturen.
Het inrichten van deze mogelijkheid is vaak meer werk dan gebruik van een PEPPOL-aansluiting, maar als u nog geen PEPPOL-aansluiting heeft dan kunt u deze optie overwegen.

B. Kan uw financiële software nog geen e-facturen maken?

3. Portaal: In het flow portaal ontvangt u e-orders. Deze e-orders kunt u eenvoudig omzetten in e-facturen. De factuur neemt dan cruciale gegevens zoals het ordernummer van de order over.

U kunt tijdens het aansluitproces aangeven hoe u uw facturen wenst te versturen.
Ondersteunt uw software nog geen PEPPOL maar wilt u dat wel implementeren? Dan kunt u kiezen uit een van de PEPPOL-dienstverleners, zoals opgesomd op deze pagina.
U kunt ervoor kiezen om orders via een ander kanaal te ontvangen dan het kanaal waarmee u de facturen verstuurt. Bijvoorbeeld: u kunt orders als PDF via de mail ontvangen, en e-facturen via PEPPOL.

Als ik al aangesloten ben op PEPPOL moet ik dan ook aansluiten bij de STAP broker?

Nee, als u al aangesloten bent op PEPPOL dan hoeft u niet nogmaals aan te sluiten op TIE Kinetix. U dient wel met TIE Kinetix het testproces door te lopen.

Zijn de e-facturen voor STAP-budget aan UWV inclusief of exclusief BTW?

De scholingsovereenkomst die u als opleider op basis van STAP-budget aangaat is die met de burger. Deze overeenkomst bepaalt ook het toe te passen BTW. De betaling voor deze overeenkomst vanuit de regeling STAP-budget is daaraan gelijk. Indien uw opleiding vrijgesteld is van BTW, dan is de e-factuur naar UWV ook vrijgesteld van BTW. Indien uw opleiding BTW-plichtig is, dan rekent u in de e-factuur met het van toepassing zijnde BTW-tarief. UWV zorgt voor uitbetaling van het bedrag tot een maximum van €1.000 inclusief BTW (Subsidieregeling STAP-budget art. 7.)

Wat zijn de adresgegevens van UWV STAP?

Wij ontvangen uw factuur enkel elektronisch. Bij de adresgegevens in de e-factuur dient u het onderstaande adres in:

UWV STAP
Postbus 67006
1060 JA
Amsterdam

Ik krijg een foutmelding van TIE Kinetix op een e-factuur die ik niet begrijp. Wat moet ik doen?

Wanneer u vanuit uw softwarepakket een e-factuur stuurt in XML-formaat (bijvoorbeeld UBL of UN/CEFACT) dan dient deze e-factuur alle juiste gegevens te bevatten. Zit er een fout in de factuur dan krijgt u hiervan een foutmelding van TIE Kinetix. Controleer dan of de factuur die u verzonden heeft voldoet aan alle factuurvereisten van UWV.

Als u toch nog vragen heeft over deze foutmelding dan kunt u contact opnemen met de klantenservice van UWV via 088 898 22 02.

 

Ik krijg een foutmelding van TIE Kinetix op een e-factuur, die ik niet begrijp. Wat moet ik doen?

Wanneer u vanuit uw softwarepakket een e-factuur stuurt in XML-formaat (bijvoorbeeld UBL of UN/CEFACT) dan dient deze e-factuur alle juiste gegevens te bevatten. Zit er een fout in de factuur? Dan krijgt u hiervan een foutmelding van TIE Kinetix. U dient een nieuwe, gecorrigeerde factuur in te dienen. U stuurt geen credit nota. 

De foutmelding kunt u sturen naar uw softwareleverancier. Als u aanvullende informatie nodig heeft kunt u contact opnemen met de helpdesk van TIE Kinetix:

Telefoon: 088-3698112
Mail: support@tiekinetix.nl 

Orders worden door de STAP broker alleen verzonden via beveiligde email. Wat betekent dat?

De e-mail verbinding moet minimaal TLS 1.2 versleuteld zijn. Ondersteunt uw e-mail server dat niet, dan kan de order niet afgeleverd worden via e-mail. Andere kanalen zoals PEPPOL, sFTP of het downloaden van de order in het FLOW portaal zijn dan wel mogelijk. De e-mail server van TIE Kinetix ondersteunt verder SPF, DKIM en is DMARC-compliant.

Ik heb een vraag over het gebruik van het FLOW portaal van de STAP broker. Waar kan ik terecht?

Als u vragen heeft over het gebruik van het FLOW portaal van TIE Kinetix kunt u alle relevante documentatie en FAQ’s bij Service & Contact vinden. Mocht u hier geen antwoord hebben gevonden op uw vraag dan kunt u contact opnemen met TIE Kinetix via:

Telefoon: 088 – 369 81 12
Mail: support@tiekinetix.nl

Ik heb een vraag of mijn factuur is aangekomen en/of betaald. Waar kan ik terecht?

Als u vragen heeft over of uw factuur is aangekomen en/of betaald, dan kunt u contact opnemen met de klantenservice van UWV. Dat kan via:
Telefoon: 088-898 22 02

Kan ik een credit factuur sturen?

Ja, u kunt een credit factuur sturen. Doe dat alleen als UWV STAP daar expliciet om vraagt.

Ik heb een algemene vraag over STAP-budget. Waar kan ik terecht?

Bekijk of uw vraag op de pagina Service & Contact staat. Als u algemene vragen heeft over STAP-budget, dan kunt ook u contact opnemen met de klantenservice van UWV. Dat kan via: telefoon: 088-898 22 02.

Ik kan nog niet e-factureren. Hoe stuur ik dan mijn STAP facturen?

Als uw softwarepakket nog niet in staat is e-facturen te sturen, dan kunt u e-facturen aanmaken in het FLOW portaal van TIE Kinetix.

Wanneer kan ik beginnen met aansluiten?

Om aangesloten te worden op e-factureren is het belangrijk dat u zich aanmeldt in het STAP-scholingsregister. Nadat u dat heeft gedaan zult u een email heeft ontvangen van UWV STAP. In deze email leggen we uit hoe het aansluitingsproces in zijn werk gaat en wat de vervolgstappen zijn.
Daarna ontvangt u een email vanuit TIE Kinetix met een vragenlijst. U hoeft dus pas actie te ondernemen nadat u de email vanuit TIE Kinetix hebt ontvangen.