Vooraanmeldingen
Vereenvoudigd proces door verstrekking van vooraanmelding bij UWV
Het aanvraagproces kan voor studenten worden vereenvoudigd. U kunt daaraan bijdragen door vooraanmeldgegevens aan UWV te verstrekken. Daardoor hoeft de student enkel na het inloggen met DigiD het studentnummer in te voeren en het STAP-aanmeldingsbewijs up te loaden. Dat is voor de student makkelijk en voorkomt fouten doordat uw studenten niet hoeven te zoeken in het STAP-scholingsregister. U kunt uw gegevens van meerdere aanmeldingen gebundeld en vooraf uploaden op het STAP-opleidersportaal. We noemen dit de ‘vooraanmelding’. De aanmeldgegevens worden dan direct getoond zodra een student STAP-budget aanvraagt via de STAP-applicatie.
De aanlevering van vooraanmeldingen is bedoeld om het aanvragen van STAP-budget voor burgers te vergemakkelijken door deze vooraf in te vullen. Voor toegang tot uw informatie en de mogelijkheid voor het aanleveren van het bestand logt u in met E-Herkenning. U kunt dan uw CSV- of XML bestand aanleveren.
Let op: Bij het gebruik van een vooraanmelding wordt geen budget gereserveerd of een voorrangspositie in de subsidieverlening verkregen voor een burger.
NB: Bij de verwerking wordt het KvK nummer van de opleider waarmee wordt ingelogd automatisch meegenomen in de verwerking. En derhalve bewust niet uitgevraagd.
De opbouw van uw XML of CSV is afhankelijk of u gebruik maakt van de geautomatiseerde uitwisseling vanuit uw administratiepakket (M2M) koppeling met het STAP-scholingsregister (genaamd standaard) of van de handmatige opvoer in het RIO portaal (H2M) en EDU-DEX (genaamd H2M en EDU-DEX).
De technische specificaties van deze XML of CSV bestandsopbouw vind u hieronder:
NB: De voorgaande specificatie voor “vooraanmeldingen” blijft eveneens geldig.
Let op: Klik hier voor tips gebruik Excel om CSV te maken
Hieronder vindt u tips om in Excel een CSV-bestand te maken. Wanneer het niet lukt om een CSV-bestand met vooraanmeldingen te uploaden, vragen wij u de volgende onderdelen in het bestand te controleren.
- Geboortedatum, startdatum en einddatum: 4 cijfers (het jaartal), gevolgd door een streepje (“-“), gevolgd door 2 cijfers (de maand), gevolgd door een streepje (“-“), gevolgd door 2 cijfers (de dag).
Bijvoorbeeld: “2022-03-01” [jjjj-mm-dd].
Aanvullende instructie – omzetten datum [dd-mm-jjjj] naar [jjjj-mm-dd]
1. Start Excel op en open het CSV-bestand;
2. Selecteer een hele kolom met een datum, bijvoorbeeld geboortedatum;
3. Zet de cursor op de geselecteerde kolom, rechtermuisklik en kies Celeigenschappen;
4. Kies ‘Aangepast’;
5. Maak de inhoud onder ‘Type’ leeg en vul in “jjjj-mm-dd” gevolgd door <ENTER>;
6. Herhaal stap 2 t/m 5 voor de ander kolommen met een datum of kopieer de veldopmaak met het ‘kwastje’;
7. Toets in <Ctrl> + <S> om het gewijzigde CSV bestand op te slaan.
- Subsidiebedrag: Eén tot en met vier cijfers, gevolgd door één punt (“.”), gevolgd door twee cijfers.
Bijvoorbeeld: “750.00”
- Scheidingsteken “;” in plaats van “,”.
Excel heeft de optie ‘Opslaan als’ + ‘CSV gescheiden door lijstscheidingsteken’ (*.CSV). Dit geeft alleen helaas nog steeds een scheidingsteken “;” in plaats van “,”.
Aanvullende instructie 2 voor opleiders – omzetten “;” naar “,”
1. Open verkenner en zoek het CSV bestand op;
2. Rechtermuisklik op het CSV-bestand en kies ‘Openen met’ Wordpad;
3. Toets in <Ctrl> + <H> en vul in bij “Zoeken naar” “;” en bij “Vervangen door” “,”
4. Klik op ‘Alles vervangen’;
5. Toets in <Ctrl> + <S> om het gewijzigde CSV bestand op te slaan.
Voorbeelden uploadbestanden vooraanmelding
Ter illustratie van de specificatie kunt u hieronder voorbeelden van de STAP-vooraanmeldingen downloaden en bekijken. Zowel de XML-versie als de CSV-versie, beiden met en zonder opleidingId. Wanneer u over de opleidingId’s beschikt dan bekijkt u die met en anders die zonder.
Let op:
Het KvK nummer van opleiders wordt gebruikt als unieke identificatie van de rechtspersoon die uitvoeringsverantwoordelijk is voor de levering van de STAP erkende scholing. UWV gebruikt dit KvK-nummer voor authenticatie (EHerkenning) om in te loggen op STAP-opleidersportaal, de administratieve verwerking, facturatie en betaling. Het KvK-nummer dat behoort bij het Opleider ID op het STAP-aanmeldingsbewijs wordt gebruikt voor de afrekening conform de bijbehorende specificaties van dit KvK-nummer zoals vastgelegd bij UWV en Tie-Kinetix.